Chronique N°21 : Bien conserver ses données électroniques
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| La dématérialisation des documents se développe de plus en plus au sein des entreprises et des personnes publiques, de ce fait, la question de la conservation électronique des documents numériques, des modalités de stockage et du cadre juridique de ces données dématérialisées se pose maintenant. Qu'il s'agisse, par exemple, de factures, de bons de commande ou d'appels d'offres, la dématérialisation des documents, que ce soit au sein des entreprises ou chez les personnes publiques, doit s'accompagner d'un archivage électronique fiable et rigoureux, et cela d’autant plus que ces documents doivent avoir une valeur probante incontestable en cas de litige ou de contrôle ultérieur.
En vous rendant sur le site www.cecurity.com , vous trouverez une des réponses concernant l a reconnaissance par la loi de l’original électronique et son archivage.
En consultant le site suivant, http://www.posteasy.fr/index.php?cPath=114_2 , vous pourrez mieux comprendre comment un opérateur de dématérialisation assure l’ensemble de ces services.
L’explosion du volume des documents numériques ainsi que l’évolution de la législation en la matière risquent de rendre, à très court terme, la question de l’archivage électronique incontournable. Certaines dispositions sont déjà entrées en vigueur depuis plusieurs années maintenant comme, par exemple, la loi du 13 mars 2000 sur la signature électronique permettant à l’écrit électronique d’avoir une valeur juridique, comme la dématérialisation des marchés publics qui, depuis le 1 er janvier 2005, nécessite d’archiver les candidatures des entreprises non retenues pendant 5 ans ou, encore, comme le décret d’application qui impose aux entreprises d’archiver les contrats en ligne et les opérations sur internet portants sur les transactions supérieures à 120 euros. Vous trouverez des informations sur ces différents sujets en consultant le site http://www.docubase.com/
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L’archivage est bien une étape incontournable de tout projet de dématérialisation et sa mise en œuvre doit être faite avec méthode et rigueur de façon à éviter toute perte d’information et, surtout, toute détérioration de la valeur juridique des documents et autres éléments électroniques.
Plus facile à mettre en œuvre que son homologue « papier », plus pratique à utiliser, l’archivage électronique va s’imposer de lui-même tant dans le secteur public que dans secteur privé
Chronique N°21 (c) Gilles de Chezelles
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