En réalité, peu d’entreprises ont défini et mis en place une vraie « politique d’archivage » tant pour les documents « papier » que pour les informations
| Pour résumer : Le problème de l’archivage des données électroniques devient de plus en plus un sujet d’actualité pour bon nombre d’organisations tant publiques que privées. La problématique de l’archivage électronique ne peut pas se limiter à une simple dématérialisation des techniques d’archivage traditionnelles et, pour être efficace, ce nouveau type d’archivage doit être pris en compte très en amont dans la chaîne de traitement de l’information numérique et doit prendre en compte l’ensemble du cycle de vie des données, des informations et des documents à archiver. Au-delà des simples moyens technique, il faut prendre en compte … Sans être très compliqué, ‘l’archivage électronique légal’ nécessite de prendre en compte d’autres aspects complémentaires d’ordre juridique, organisationnel, comme : - la traçabilité, l’intégrité, la sécurité et la pérennité des données ; - les exigences légales de conservation et de communication ; - l’obsolescence technologique récurrente ; - les possibilité d’accès aux archives ; - la réversibilité. Afin de trouver une solution adaptée à votre environnement, n’hésitez pas à vous faire assister par un conseil indépendant qui vous assistera. |
Elle s’applique indifféremment aux documents numérisés ainsi qu’aux documents conçus sur support électronique et son application est déjà obligatoire, par exemple, dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics.
Des archives plus facilement accessibles
La mise en place et le suivi d'un système d'archivage électronique présente de nombreux avantages par comparaison avec leurs équivalents papiers.
En effet les archives électroniques offrent une accessibilité aux documents et aux contenus beaucoup plus facile, plus fiable et surtout permettant de ne jamais toucher à l’original. Ainsi le traitement des archives numériques n’est plus le domaine réservé des quelques personnes ayant la connaissance du système de classement.
Et, à titre d’exemple, alors que dans le monde du papier on considère qu’une personne passe environ15% de son temps de travail à lire des informations, et jusqu'à 50% de son temps à les rechercher, dans le monde immatériel, cette tendance s'inverse quasiment.
Pour les spécialistes de la documentation et les archivistes, un document archivé doit être authentique, fiable, complet, exploitable intact et intègre.
Des archives plus fiables
Dans le monde de la dématérialisation ces impératifs sont facilement atteints et ainsi, il est possible d'avoir la certitude que le contenu d'un document inclut bien la représentation précise de la transaction dont il est la preuve, assurant ainsi la fiabilité globale du document.
| modalités de stockage et du cadre juridique de ces données dématérialisées se pose maintenant. | "... L’explosion du volume des documents numériques ainsi que l’évolution de la législation en la matière risquent de rendre, à très court terme, la question de l’archivage électronique incontournable ..." |
Cette garantie, dans le temps, de la préservation du statut juridique des documents numériques constitue ainsi l’enjeu majeur de l’archivage des données électroniques.
La valeur légale d’un document archivé :
Pour qu’un document archivé puisse avoir une valeur légale, il est nécessaire, voire indispensable, qu’à chacune des étapes de sa vie, les différentes règles assurant et garantissant la continuité sans faille de la chaîne de confiance soient respectées.
Cela revient donc à dire que l’on doit commencer à intégrer cette finalité dès la conception du document.
Souvent, un document électronique est constitué de données existant déjà sous une forme numérique.
Ces données peuvent aussi bien provenir d'une application spécifique, d’une application de gestion commerciale que d’un outil bureautique.
Il est donc important et nécessaire de contrôler et de s’assurer de la qualité des données recueillies.
Une fois tous ces contrôles faits, le document dématérialisé va être constitué à partir des données recueillies, traitées et assemblées, sous la forme souhaitée par l'utilisateur, afin de constituer une facture, un bon de commande ou de tout autre type de document.
En le signant électroniquement, l’utilisateur va alors pouvoir en garantir l’intégrité et l’authenticité dans le temps.
Après l'avoir adressé à son destinataire, il faudra le stocker dans un espace de confiance comme un coffre-fort électronique, lequel devra également pouvoir assurer un horodatage certain afin que le document électronique acquière ainsi une valeur légale.
Pourquoi conserver des documents électroniques ?
La conservation des documents dans un coffre-fort électronique a pour objet d’archiver, dans le temps, des documents numériques ainsi que les critères juridiques et techniques qui leur sont associés.
Le coffre-fort électronique est une solution d'archivage qui permet de conserver de façon sécurisée et confidentielle des documents électroniques, quelle qu’en soit la valeur contractuelle.
Qu'il s'agisse, par exemple, de factures, de bons de commande ou d'appels d'offres, la dématérialisation des documents, que ce soit au sein des entreprises ou chez les personnes publiques, doit s'accompagner d'un archivage électroniques fiable et rigoureux, et cela d’autant plus que ces documents doivent avoir une valeur probante incontestable en cas de litige ou de contrôle ultérieur.
Toujours plus de documents électroniques
L’explosion du volume des documents numériques ainsi que l’évolution de la législation en la matière risquent de rendre, à très court terme, la question de l’archivage électronique incontournable.
En effet, certaines dispositions sont déjà entrées en vigueur depuis plusieurs années maintenant comme, par exemple, la loi du 13 mars 2000 sur la signature électronique permettant à l’écrit électronique d’avoir une valeur juridique, comme la dématérialisation des marchés publics qui, depuis le 1er janvier 2005, nécessite d’archiver les candidatures des entreprises non retenues pendant 5 ans ou, encore, comme le décret d’application qui impose aux entreprises d’archiver les contrats en ligne et les opérations sur internet portants sur les transactions supérieures à 120 euros.
Alors que beaucoup d’entreprises et de personnes publiques ont du mal à maîtriser leur archivage support papier, elles risquent d’être confrontées au problème de l’archivage des documents électroniques, à la fois plus complexe et plus simple.
Il faut faire attention car l’archivage électronique ne doit pas être confondu avec la sauvegarde des données numériques.
En effet l’archivage consiste à mettre en place des actions, des outils et des méthodes pour conserver à moyen et long terme des informations sélectionnées dans le but de pouvoir éventuellement les exploiter ultérieurement.
Ces données doivent être non seulement structurées, indexées et conservées sur des supports et dans des formats appropriés à la conservation et à la migration, mais il faut, en même temps, prévoir aussi bien leur restitution que leur accessibilité.
Quels sont les documents à archiver ?
Dans les entreprises, de nombreux documents doivent faire l’objet d’une conservation pendant un certain nombre d’années comme, par exemple, les statuts, les PV assemblées, les PV du Conseil d’administration, les fiches de paye, …
Il en est de même pour les contrats fournisseurs et clients en vigueur, les contrats d’assurance, les contrats de travail, les déclarations fiscales et sociales, …
Par ailleurs, la durée de conservation peut être assez longue et, à titre d'exemple, si le Code des impôts ou le Code du travail impose de conserver les documents sociaux de l’entreprise pendant une durée de six ans, le Code du commerce impose de les conserver trente ans …
Voir loin…
La reconnaissance par la loi de l’original électronique pose clairement la question de la conservation dans le temps tout en garantissant la valeur probante des documents dématérialisés.
C’est pourquoi la solution la plus simple est d’utiliser un coffre-fort électronique.
Celui-ci permet de répondre aux exigences légales et réglementaires en amont et en aval et de garantir, dans la durée, l’intégrité, la sécurité, la confidentialité, la traçabilité et la réversibilité des documents archivés électroniquement.
Toutefois la durée de conservation des archives pouvant atteindre plusieurs dizaines d’années, on peut craindre que cette durée dépasse largement la durée de vie des applications de lecture et des supports de stockage.
Il faudra donc « upgrader » à la fois les supports d’archivage et les outils de lecture en employant des procédures très strictes pour réaliser ces mises à jour de telle façon que l’intégrité des documents archivés ne soit absolument pas altérée.
L’archivage à valeur légale
Comme nous venons de le voir, l’archivage pose
| "... il faut stocker le document électronique dans un espace de confiance comme un coffre-fort électronique, lequel doit également pouvoir assurer un horodatage certain afin qu'il acquière ainsi une valeur légale..." | De plus, en rendant impossible toute modification d'un document numérique, on a la certitude que celui-ci |
La notion d'archivage légal peut donc se définir comme étant une solution garantissant la conservation sécurisée des documents électroniques, assortie de la garantie de pouvoir restituer, à tout moment, un exemplaire d’un document archivé parfaitement identique à l'original et ayant donc la même valeur juridique.
Heureusement certaines normes techniques donnent déjà un cadre de travail aux entreprises et aux personnes publiques comme, par exemple, la norme française « Z 42-013 AFNOR » sur l’archivage électronique permet de délimiter les critères
Enfin, plus facilement encore que dans le « monde réel », on peut mettre en oeuvre des règles d’accès telles que l’identification des utilisateurs et des différents droits qui leur sont associés.
Ainsi l’archivage est bien une étape incontournable de tout projet de dématérialisation et sa mise en œuvre doit être faite avec méthode et rigueur de façon à éviter toute perte d’information et, surtout, toute détérioration de la valeur juridique des documents et autres éléments électroniques.
Plus facile à mettre en œuvre que son homologue « papier », plus pratique à utiliser, l’archivage électronique va s’imposer de lui-même tant dans le secteur public que dans secteur privé.
