Posté par Gilles de Chezelles - © 2006 à 2024
Du Minefi à l'Europe puis au monde …
Suite de la mise en place de TéléTVA en France, dès 2001 le Ministère des finances Français (MINEFI) a commencé à réfléchir à une solution de 'standardisation' des factures qui seraient échangées à travers le réseau Internet, la facture électronique était née.
L'un des objectifs était d'apporter aux entreprises une solution permettant, entre autres, de réduire leurs coûts administratifs afin de rester compétitives dans le contexte économique mondial.
Ce travail d'étude a ouvert la voie de l'harmonisation et l'interopérabilité des factures en format électronique et a servi de base à ce qui deviendra la législation européenne de 2010.
Une histoire déjà ancienne
C'est le secteur privé qui, par l'intermédiaire d'importants émetteurs de factures dès les années 60, a défini les premières règles de dématérialisation des factures.
La solution technique retenu pour échanger ces informations donne alors naissance au flux EDI (Echange de Données Informatisées) qui consiste à utiliser des réseaux informatiques spécialisés et d'y faire transiter de gros fichiers contenant un grand nombre de factures.
Qu'est-ce qu'une facture ?
Document central dans la relation commerciale, la facture recouvre de nombreuses problématiques, qu'elles soient comptables, commerciales, juridiques ou encore fiscales, c'est ce qui explique que sa version électronique, au même titre que sa version papier, soit très encadrée.
L'établissement, les mentions obligatoires et la conservation des factures sont en général définis par les réglementations nationales.
De la facture papier à la E-facture
Afin d'en encadrer la dématérialisation des factures, le législateur a, dans un premier temps, procédé à l'harmonisation de toutes les mentions obligatoires des factures.
Ainsi les factures ont été découpées, schématiquement, en trois parties principales, celle avec les mentions générales (les noms et coordonnées de l'entreprise et du client), la zone des mentions relatives à l'opération (date, quantités et libellés, prix HT, taux de TVA, etc.) et, enfin la partie spécifique aux mentions relatives à la facturation (total HT, montant de la TVA, etc.).
La E-facture n'est pas qu'une solution technique, c'est aussi une nouvelle façon de gérer administrativement les entreprises.
En effet dématérialiser une facture c'est modifier le mode de fonctionnement interne de l'entreprise en supprimant l'impression, la mise sous enveloppe, le postage et enfin et surtout le mode de stockage et d'archivage.
Tout cela ne peut être improvisé et nécessite un véritable plan de conduite du changement au sein des entreprises.
Dématérialisons
La seconde étape du projet a permis de définir les règles de base de la dématérialisation des factures afin d'en assurer leurs interopérabilités.
C'est à ce titre que chaque facture dématérialisée se doit d'être un document unique, non falsifiable, authentifiable et dont l'origine doit être absolument certaine tant du point de vue comptable, du point de vue fiscal que du point de vue datation.
Ne pas oublier de gérer le changement
Mettre l'innovation au cœur de la stratégie d'une entreprise nécessite de mettre en place au sein même de l'entreprise une véritable alchimie faisant intervenir de nombreux éléments et moyens.
On peut citer par exemple la nécessité d'investir dans des outils de gestion et d'accès à la connaissance, mettre en place des processus et des hommes pour évaluer et concrétiser les idées innovantes, utiliser l'idéation sont quelques-uns des outils à disposition des capacités d'innovation de l'entreprise, mais encore faut-il que les actions soient coordonnées et suivies.
Vous avez dit interopérabilité !
Mais c'est hélas loin d'être suffisant car l'esprit d'innovation ne peut se décréter, en fait c'est une philosophie dans laquelle doit se retrouver à la fois l'individuel et le collectif, l'artistique et l'industriel, mais aussi l'intuition et le pragmatisme ...
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