L'archivage électronique ne doit pas être confondu avec la sauvegarde des données numériques bien qu'il existe souvent cette confusion.

Une sauvegarde ne garantit pas le statut d'archive car elle n'apporte aucune garantie que le document n'a pas été modifié.

L'archivage consiste à mettre en place des actions, des outils et des méthodes pour conserver à moyen et long terme des informations sélectionnées datées de façon certaine dans le but de pouvoir éventuellement les exploiter ultérieurement.

Pour ce faire, les données archivées doivent être structurées, indexées et conservées sur des supports et dans des formats appropriés à la conservation tout en prévoyant la possibilité d'y accéder.

En outre, à chaque document archivé sont associées des informations liées à son intégrité, son imputabilité, l'historique des manipulations de ce document, bref, une archive est un document d'autant plus précieux qu'il doit pouvoir être potentielement produit un jour en justice.

Il est nécessaire maintenant d'intégrer l'archivage dans toutes les opérations de E-administration car le 'coffre-fort numérique' (comme celui de Cecurity.com) est maintenant parfaitement au point, tant du point de vue technique que, surtout, du point de vue juridique.

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